Jadwal Retensi Arsip (JRA) itu Wajib atau Opsional? Ini Yang Perlu Kamu Tahu

30 April 2026

Jadwal Retensi Arsip (JRA) itu Wajib atau Opsional? Ini Yang Perlu Kamu Tahu

Di banyak instansi dan perusahaan, urusan kearsipan sering kali bukan prioritas utama. Lemari dokumen dibiarkan menumpuk hingga berdebu, atau sebaliknya, dokumen dihancurkan secara asal tanpa dipilah terlebih dahulu hanya karena "ruangan sudah penuh". Pemikiran semacam ini tidak hanya keliru, tetapi juga berbahaya.
Pertanyaan mendasarnya: Apakah Jadwal Retensi Arsip (JRA) itu penting atau sekadar pelengkap administratif yang opsional?

JRA Bukan Soal Pilihan

Jadwal Retensi Arsip, atau JRA, adalah daftar yang memuat jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya aktif berapa lama, inaktif berapa lama, dan akhirnya nasibnya apa: dimusnahkan atau diserahkan ke lembaga kearsipan.

Banyak yang menganggap JRA sebagai dokumen administratif biasa yang bisa dibuat kalau sempat. Padahal tidak. JRA bukan dokumen pelengkap. Ini kewajiban hukum.

Dasar Hukum yang Mengatur JRA

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Ini fondasi utamanya. Pasal 53 UU ini secara eksplisit menyebutkan bahwa pencipta arsip wajib memiliki JRA. Tidak ada ruang abu-abu di sini — kata yang dipakai adalah wajib. Yang dimaksud pencipta arsip mencakup lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, dan BUMN/BUMD. Kalau organisasimu masuk salah satu kategori ini, JRA bukan opsi.

2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012

PP ini adalah turunan teknis dari UU Kearsipan. Di sinilah mekanisme penyusunan JRA diatur lebih rinci mulai dari siapa yang menyusun, bagaimana prosedur penerapannya, sampai siapa yang harus mengesahkan. Salah satu poin yang sering terlewat adalah JRA tidak bisa dibuat sendiri lalu langsung dipakai. Ada proses persetujuan yang melibatkan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) atau lembaga kearsipan daerah, tergantung jenis organisasinya.

3. Peraturan ANRI Nomor 11 Tahun 2017

Peraturan ini secara khusus mengatur pedoman penyusutan arsip, termasuk bagaimana JRA dijadikan acuan dalam proses pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip. Tanpa JRA yang sah, ketiga proses itu tidak bisa dijalankan secara legal.

Apa Konsekuensinya Jika Tidak Punya JRA?

Secara hukum, instansi yang tidak memiliki JRA berpotensi melanggar UU Kearsipan. Pasal 85 sampai 90 UU Nomor 43 Tahun 2009 memuat ancaman sanksi pidana bagi yang dengan sengaja merusak, memindahkan, atau memusnahkan arsip tanpa prosedur yang benar dan prosedur yang benar itu bertumpu pada JRA.

Dari sisi operasional, tanpa JRA tidak ada dasar yang sah untuk menyusutkan arsip. Volume arsip terus menumpuk, ruang simpan penuh, dan pengelolaan dokumen berantakan. Bukan kondisi yang bagus untuk dihadapi sehari-hari. Yang paling sering diremehkan: kalau ada audit kearsipan, tidak adanya JRA adalah temuan serius. Bukan sekadar catatan kaki.

Siapa yang Wajib Punya JRA?

Berdasarkan regulasi yang berlaku, kewajiban ini berlaku untuk:

Lembaga negara (kementerian, lembaga non-kementerian)
Pemerintah daerah (provinsi, kabupaten/kota)
Perguruan tinggi negeri
BUMN dan BUMD
Organisasi kemasyarakatan yang menerima dana dari APBN/APBD (ada ketentuan khusus)

Untuk sektor swasta murni, kewajiban ini tidak berlaku secara eksplisit dalam UU tapi bukan berarti tidak butuh. Perusahaan swasta yang sudah punya sistem manajemen dokumen yang baik hampir selalu punya semacam jadwal retensi, meski tidak selalu menyebutnya JRA.

Proses Penyusunan JRA Secara Singkat

Buat JRA bukan soal duduk lalu mengetik tabel. Ada tahapan yang harus diikuti:

Mulai dari inventarisasi jenis arsip di tiap unit ini yang paling memakan waktu karena harus koordinasi lintas bagian. Setelah itu tentukan masa retensi berdasarkan nilai guna: administrasi, hukum, keuangan, atau ilmiah/sejarah.

Draft JRA yang sudah selesai tidak langsung bisa dipakai. Harus diajukan ke ANRI atau lembaga kearsipan daerah dulu untuk mendapat persetujuan. Baru setelah itu ditetapkan lewat peraturan pimpinan instansi.

Kesimpulan

JRA bukan dokumen yang bisa ditunda-tunda. Bukan karena ribet, tapi karena tanpa JRA, pengelolaan arsip kamu tidak punya fondasi hukum yang kuat. Dan itu masalah yang lebih besar dari sekadar tumpukan dokumen.

FAQ Seputar JRA

Apakah JRA harus diperbarui?

Ya. Kalau ada perubahan tugas dan fungsi organisasi, atau muncul jenis arsip baru yang belum tercakup, JRA perlu direvisi dan diajukan ulang untuk mendapat persetujuan.

Berapa lama proses persetujuan JRA di ANRI?

Tidak ada jangka waktu baku yang dipublikasikan, tapi proses ini bisa memakan waktu beberapa bulan tergantung kelengkapan dokumen dan antrean di ANRI.

Apakah JRA instansi pemerintah daerah berbeda dengan pemerintah pusat?

Dari sisi prosedur, ada perbedaan. JRA pemerintah daerah dikoordinasikan dengan lembaga kearsipan daerah dan berpedoman pada JRA yang sudah ada di tingkat nasional.

Kalau instansi belum punya JRA, dari mana mulainya?

Hubungi ANRI atau dinas kearsipan di daerah. Mereka biasanya menyediakan pendampingan teknis penyusunan JRA, terutama bagi instansi yang baru pertama kali.