Mengenal GNSTA, Pillar Tata Kelola Pemerintahan yang Akuntabel

Kearsipan sering kali dianggap sebagai urusan administratif belakang layar yang kurang menarik. Namun, di era reformasi industri 4.0, Pemahaman tersebut telah berubah total. Melalui Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA), kearsipan kini bertransformasi menjadi faktor penting dalam menjaga akuntabilitas, transparansi, dan memori kolektif di sebuah lembaga maupun instansi negara

Apa Itu GNSTA?

Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) merupakan sebuah gerakan inisiasi kebijakan strategis yang pelopori oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melalui Peraturan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2017. Secara garis besar, GNSTA adalah gerakan masif dan terencana untuk membangun kesadaran seluruh elemen masyarakat, perusahaan maupun instansi negara akan pentingnya mengelola arsip secara tertib dan sistematis. GNSTA mengubah wajah kearsipan dari sekadar aktivitas menumpuk kertas menjadi pengelolaan informasi autentik yang mendukung pengambilan keputusan dan penegakan hukum.

Mengapa GNSTA Sangat Dibutuhkan?

Ada 3 alasan utama mengapa gerakan ini menjadi kebutuhan mendesak bagi bangsa Indonesia:

• Instrumen Akuntabilitas: Tanpa arsip yang tertata, sebuah instansi tidak dapat membuktikan kinerja dan penggunaan anggaran secara transparan. Arsip adalah bukti otentik dari setiap tindakan pemerintahan.
• Perlindungan Aset Negara: Banyak aset negara (tanah, bangunan, dokumen sejarah) hilang karena arsipnya tidak terkelola dengan baik. GNSTA memastikan dokumen vital seperti sertifikat tanah dan kontrak strategis terselamatkan dari kerusakan atau klaim pihak lain.
• Syarat Reformasi Birokrasi: Nilai kearsipan kini menjadi salah satu indikator dalam penilaian Indeks Reformasi Birokrasi. Instansi yang kearsipannya buruk akan sulit mendapatkan predikat pemerintahan yang baik (good governance).

Siapa Saja yang Membutuhkannya?

Meskipun digerakkan oleh ANRI, GNSTA bukan hanya milik para arsiparis. Pihak-pihak yang membutuhkan gerakan ini meliputi:

• Kementerian dan Lembaga Pusat : Untuk menjamin koordinasi kebijakan nasional tetap terdokumentasi dengan standar yang sama.
• Penyelenggara Negara: Pimpinan lembaga membutuhkan arsip sebagai dasar hukum dan memori organisasi.
• Masyarakat Umum : Masyarakat membutuhkan arsip untuk perlindungan hak-hak legal (seperti urusan pensiun, asuransi, atau kepemilikan tanah) dan akses informasi publik.

Bagaimana Menerapkannya?

Implementasi GNSTA dilakukan melalui tiga pilar utama yang saling berkaitan yaitu:

• Tertib Kebijakan & Organisasi: Setiap instansi wajib memiliki regulasi internal (tata naskah dinas, klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip) serta membentuk Unit Kearsipan yang memiliki struktur yang jelas.
• Akselerasi Digital (SRIKANDI): Penerapan aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) adalah langkah nyata menuju modernisasi. Dengan aplikasi ini, proses surat-menyurat dan pemberkasan dilakukan secara digital, menggunakan Tanda Tangan Elektronik, sehingga lebih cepat dan efisien.
• Pengawasan Kearsipan: Melakukan audit berkala untuk memastikan setiap unit kerja mematuhi standar kearsipan nasional. Hasil audit ini memberikan nilai/predikat (seperti AA, A, atau B) bagi instansi tersebut.

Tantangan dalam Penerapan GNSTA

Meskipun memiliki tujuan mulia, GNSTA menghadapi berbagai tantangan nyata di lapangan:

• Krisis Sumber Daya Manusia (SDM): Indonesia mengalami defisit tenaga arsiparis yang cukup besar. Kebutuhan nasional diproyeksikan mencapai ratusan ribu orang, namun jumlah yang tersedia saat ini masih sangat terbatas.
• Resistensi Terhadap Perubahan: Transisi dari budaya kerja manual (kertas) ke digital (SRIKANDI) sering kali menemui hambatan yaitu keterbatasan dari para pekerja yang belum terbiasa dengan teknologi.
• Infrastruktur Digital yang Belum Merata: Tidak semua daerah memiliki konektivitas internet dan perangkat pemindai yang memadai untuk mendukung digitalisasi arsip secara penuh.
• Paradigma Lama: Masih banyak pimpinan instansi yang memandang kearsipan sebagai urusan "buang-buang uang" atau urusan gudang, sehingga alokasi anggaran dan perhatian sering kali minim.

Kesimpulan

 Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) bukan sekadar gerakan merapikan dokumen, melainkan upaya membangun budaya tertib informasi. Dengan arsip yang tertib, kita sedang menjaga warisan masa lalu untuk menjadi fondasi masa depan. Transformasi kearsipan menuju era digital melalui SRIKANDI dan penguatan SDM menjadi kunci agar Indonesia bisa sejajar dengan bangsa-bangsa maju dalam hal tata kelola data dan informasi.

More info  : www.solusiarsip.com | @solusiarsip ( IG ) | @ssiberdaya (FB )

Baca juga : Budaya Tertib Arsip, Mengubah Dari Tumpukan Kertas Menjadi Aset Strategis Instansi