Apa Itu Klasifikasi Arsip dan Bagaimana Cara Menyusun Kodenya

7 Mei 2026

Apa Itu Klasifikasi Arsip dan Bagaimana Cara Menyusun Kodenya

Sebagian besar masalah kearsipan di kantor bukan soal kurangnya tempat simpan atau maslah mengenai scanner yang tidak ada. Masalah paling umum yang sering kali ditemui adalah sederhana yaitu tidak ada sistem yang jelas untuk mengelompokkan dokumen.

Akibatnya, ketika seseorang butuh surat dari dua tahun lalu, semua orang panik. Tidak ada yang tahu dokumen itu ada di mana, dalam format apa, atau siapa yang terakhir memegang.

Di sinilah klasifikasi arsip punya peran yang sangat penting

Apa Itu Klasifikasi Arsip?

Sederhananya klasifikasi arsip merupakan sistem pengelompokan dokumen berdasarkan fungsi, kegiatan, atau pokok soal yang terkandung di dalamnya. Bukan sekadar mengurutkan berdasarkan tanggal atau nama. Klasifikasi yang benar memastikan bahwa setiap dokumen punya "alamat" yang tetap dan konsisten dalam sistem. Siapapun yang mencari, dengan kriteria apapun, bisa sampai ke dokumen yang sama melalui jalur yang sama.

Dalam konteks kearsipan Indonesia, klasifikasi arsip diatur dalam Peraturan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan menjadi dasar dari hampir semua kegiatan pengelolaan arsip, mulai dari penataan, penemuan kembali, sampai penyusutan. Tanpa klasifikasi yang beres, JRA pun tidak bisa diterapkan dengan benar.

Dalam klasifikasi arsip terdapat tiga jenis arsip yang perlu diketahui terlebih dahulu sebelum memulai pengklasifikasian arsip.

Arsip Aktif — Dokumen yang masih digunakan secara langsung dan sering dalam kegiatan sehari-hari organisasi. Surat yang baru diterima minggu ini, kontrak yang sedang berjalan, laporan bulanan yang masih dipakai sebagai referensi semuanya termasuk arsip aktif.
Arsip Inaktif — Kalau nilai gunanya sudah berkurang tapi belum nol, dokumen masuk kategori inaktif. Proyek yang sudah selesai setahun lalu, laporan yang tidak lagi rutin dirujuk, atau korespondensi yang kasusnya sudah tutup, ini yang disebut arsip inaktif.
Arsip statis — Arsip yang sudah tidak digunakan lagi untuk keperluan operasional, tapi nilainya masih ada untuk tujuan sejarah, ilmiah, atau pembuktian jangka panjang. Akta pendirian organisasi, dokumen kebijakan awal, atau rekaman keputusan strategis biasanya masuk sini.

Cara Menyusun Kode Klasifikasi Arsip

Kode klasifikasi adalah representasi singkat dari pengelompokan arsip dalam bentuk angka, huruf, atau kombinasi keduanya. Fungsinya seperti alamat — setiap jenis dokumen punya kode unik yang membedakannya dari yang lain.

Prinsip Dasar Kode Klasifikasi

Kode klasifikasi yang baik punya tiga sifat:

sistematis (ada logika hierarki yang jelas)
unik (tidak ada dua jenis arsip dengan kode yang sama)
konsisten (dipakai sama oleh semua unit di organisasi).

Di instansi pemerintah Indonesia, kode klasifikasi umumnya menggunakan sistem numerik dengan hierarki bertingkat. Misalnya:

KP = Kepegawaian (kelompok utama)
KP.01 = Formasi dan Pengadaan Pegawai (sub-kelompok)
KP.01.01 = Rencana Formasi (jenis arsip spesifik)

Setiap level hierarki mencerminkan tingkat kekhususan yang lebih dalam. Makin banyak angka di belakang titik, makin spesifik jenis arsipnya.

Langkah Menyusun Kode dari Nol

Langkah 1 — Inventarisasi fungsi organisasi. Mulai dari tugas dan fungsi, bukan dari tumpukan dokumen. Apa saja kegiatan utama yang dilakukan organisasi? Di sinilah kelompok utama kode klasifikasi terbentuk.
Langkah 2 — Breakdown setiap fungsi. Setiap kegiatan utama dipecah jadi sub-kegiatan yang lebih spesifik. Kepegawaian misalnya, bisa dipecah jadi rekrutmen, pengembangan, penggajian, pensiun, dan seterusnya.
Langkah 3 — Tetapkan kode untuk setiap level. Pastikan formatnya konsisten — kalau kelompok utama pakai dua huruf, semua kelompok utama pakai dua huruf. Kalau sub-kelompok pakai format XX.00, semuanya pakai format itu.
Langkah 4 — Uji coba dengan dokumen nyata. Ambil sampel dokumen dari berbagai unit, coba masukkan ke sistem kode yang sudah dibuat. Kalau ada dokumen yang tidak bisa dikodekan atau masuk di beberapa tempat sekaligus, sistemnya perlu direvisi.
Langkah 5 — Sosialisasi dan penetapan. Kode klasifikasi yang bagus tapi tidak diketahui semua unit sama saja tidak ada. Perlu ada sosialisasi, pelatihan singkat, dan dokumen pedoman yang bisa dijadikan referensi.

Hal yang Sering Salah dalam Penyusunan Kode

Yang paling sering terjadi: kode dibuat terlalu detail di awal. Puluhan sub-kelompok dibuat sebelum tahu apakah dokumen-dokumen itu benar-benar ada. Akibatnya sistem jadi gemuk dan tidak efisien.

Satu lagi yang umum: kode dibuat tanpa mempertimbangkan pertumbuhan. Organisasi berkembang, fungsinya bertambah — sistem kode yang kaku tidak bisa mengakomodasi itu. Sisakan ruang untuk penambahan di setiap level hierarki.

Kesimpulan

Klasifikasi arsip bukan pekerjaan sekali jadi. Tapi kalau sistemnya sudah terbentuk dengan benar dari awal, semua kegiatan kearsipan berikutnya jadi jauh lebih mudah dari penataan, penemuan kembali, sampai penyusutan.

FAQ Seputar Klasifikasi Arsip

Apakah semua organisasi harus punya kode klasifikasi sendiri?

Tidak harus dari nol. ANRI sudah menerbitkan pedoman klasifikasi arsip untuk berbagai jenis instansi pemerintah. Instansi bisa mengadopsi atau menyesuaikan pedoman tersebut dengan kebutuhan spesifik organisasi.

Apakah kode klasifikasi harus sama antara unit-unit di satu organisasi?

Ya, di level kelompok utama harus sama. Di level yang lebih spesifik, tiap unit bisa punya tambahan sesuai kebutuhan, tapi tetap mengacu pada induk yang sama.

Apa bedanya klasifikasi arsip dengan indeks arsip?

Klasifikasi mengelompokkan berdasarkan fungsi/kegiatan. Indeks adalah alat bantu temu kembali — biasanya berupa daftar kata kunci yang mengarahkan ke lokasi arsip. Keduanya berbeda tapi saling melengkapi.

Seberapa sering kode klasifikasi perlu diperbarui?

Kalau ada perubahan struktur organisasi atau fungsi baru yang signifikan, kode klasifikasi perlu ditinjau ulang. Tidak ada jadwal baku, tapi minimal evaluasi dilakukan setiap kali ada restrukturisasi.