TIPS MENGELOLA ARSIP VITAL MENURUT KEPALA UNIT ARSIP IPB

15 Mei 2020

Seperti diketahui arsip vital sangatlah penting untuk menunjang kehidupand indivudu sehari-hari, terlebih lagi setiap individu pastilah memiliki arsip. Dokumen yang suatu saat dibutuhkan oleh pemiliknya dan sangat berguna bagi pemiliknya.

Ada beberapa jenis arsip untuk individu salah satunya adalah ijazah, ternyata tidak hanya setiap individu yang memiliki arsip yang sangat penting, sebuah institusipun diharuskan memiliki arsip vital tersebut. Setiap institusi memiliki arsip vital yang sampai kapanpun tidak akan tergantikan.

Arsip sendiri mempunyai peranan penting dalam kelangsungan hidup suatu organisasi, baik organisasi swasta maupun pemerintah. Selain itu arsip juga sagat berguna bagi suatu institusi, antara lain berisi tentang informasi untuk pengambilan keputusan, juga dapat dijadikan sebagai bukti yang sah jika suatu saat terjadi masalah dalam institusi tersebut.

Sebab, menurut UU No 43/2009 tentang Kearsipan, pasal 1, ayat 4, Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Oleh sebab itu Kepala Unit Arsip IPB University, Drs B Mustafa MLib memberikan beberapa tips untuk bias mengelola arsip vital yang sangat berguna untuk sebuah institusi. Beliau mengungkapkan, penting mengenali apa itu arsip vital. Identifikasi jenis arsip vital yang dimiliki. Misalnya SK pendirian departemen, struktur organisasi, susunan pengelola dan lain-lain.

Terlebih lagi, “Tentukan siapa yang punya hak akses ke arsip vital tersebut (yang mengetahui tempat penyimpanannya, isinya dan memegang kuncinya). Untuk pengamanannya, bisa disimpan di dalam tas, dalam lemari dan dalam map plastik, agar tidak diserang rayap. Namun agar arsip tidak lengket ke plastik jika disimpan lama maka antara arsip dan plastik diberi lapisan kertas. Kalau terjadi bencana (kebakaran,banjir, gempa bumi dan lain-lain) siapa saja yang bertanggungjawab mengamankan arsip tersebut. Setelah bencana, siapkan program/tindakan perbaikan arsip kalau ada yang rusak.”

Oleh karena itu, ia menyarankan sebaiknya semua arsip vital dibuatkan softcopynya yang sudah dilegalisasi dan diauthentikasi. “Tentu saja arsip vital dapat pula dititipkan dengan menggunakan jasa penitipan dokumen di bank,” jelasnya.

Baca Juga : SUNTUK WFH, BISA PAKAI CARA ARSIPARIS IPB DALAM MERAPIKAN ARSIP KELUARGA UNTUK MENGISI MASA WFH

Segera hubungi team kami sekarang juga dan dapatkan eksklusif FREE konsultasi

Hubungi kami.

Email : marketing@dokumenprint.com

Website: www.solusiarsip.com

Instagram :@smartsolusiindonesia

WhatsApp : 0812.3100.5100



Baca juga
  »
10 Juni 2020
INILAH SARAN GANJAR PRANOWO, SUPAYA MASYARAKAT JATENG GUNAKAN ARSIP EMAS
Orang nomor satu di Jawa Tengah, Ganjar Pranowo meminta seluruh masyarakatnya untuk secepat mungkin melakukan digitalisasi mengenai data-data pribadi. Salah satu caranya yaitu dengan memanfaatkan aplikasi yang sudah disediakan oleh pihak Pemprov Jateng. Gubernur Jawa Tengah itu sendiri meminta masyarakat untuk peduli terhadap pengarsipan data diri pribadi mereka. Beliau juga mengungkapkan nantinya jika ada sesuatu yang terjadi, maka mereka sudah mempunyai back upnya, sebab semuanya sudah mau dipindahkan ke digital. Hal tersebut diungkapkan setelah mengikuti rapat Koordinasi Nasional Pengawasan Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Pengarsipan itu sendiri nantinya akan meliputi KTP, Ijazah, Kartu Keluarga dan juga surat-surat penting lainnya. Pemprov Jateng sendiri telah memfasilitasi dengan menyediakan ruang digital berupa aplikasi Arsip Emas ( Arsip Elektronik Masyarakat). "Aplikasi dibuat untuk menyederhanakan bagaimana cara mereka menyimpan. Mereka aktif mengisi sendiri, tidak terlalu sulit. Cuma motret, unggah file, dan isi password mereka sendiri," jelasnya. Selain efisien, proses digitalisasi tersebut juga mempermudah pencarian ketika suatu saat data tersebut dibutuhkan, termasuk juga pendataan kejadian luar biasa. Proses digitalisasi juga dilakukan oleh Dispermasdes Jawa Tengah dalam pelaporan penggunaan Dana Desa. Bahkan upaya digitalisasi tersebut, sangat diapresiasi Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MenPAN RB), Tjahyo Kumolo. Upaya tersebut menurut Tjahjo Kumolo mesti ditiru pemerintahan daerah manapun. Pihaknya pun berharap adanya integrasi Arsip Emas dengan aplikasi-aplikasi teknologi mobile misalnya dengan perbankan, rumah sakit, PLN, ticketing, Samsat, dan lainnya. Sehingga iu dapat menjadi sarana bantu apabila masyarakat kehilangan arsip / dokumen. Mengingat pentingnya Arsip Emas, Prijo meminta masyarakat dapat menggunakan dan mengajak keluarga atau elemen lainnya untuk ikut menyukseskan program Arsip Emas. "Sehingga masyarakat juga semakin sadar akan pentingnya penyelamatan arsip secara fisik maupun digital," tandasnya.

  »
4 Juni 2020
INTIP JENIS ARSIP JUGA KENALI SIFAT DAN NILAI GUNANYA
Seperti diketahui arsip sendiri sering digunakan untuk banyak aktivitas di instansi, perkantoran dan perkuliahan. Biasanya di dalam arsip tersebut berisikan informasi, data, bukti dan rekaman aktivitas yang sudah dilakukan. Kegiatan pengarsipan sangatlah penting untuk menunjang banyak pekerjaan, seperti diketahui banyak jenis-jenis arsip juga bias memudahkan dalam penggunaannya. Menurut pihak Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) arsip tersebut dibedakan menjadi 9 jenis. Diantaranya adalah segala jenis kertas yang berisikan informasi, berkas, naskah, foto, mikro film, rekaman suara, gambar peta dan bagan atau dokumen. Oleh sebab itu tidak heran kalau jenis-jenis arsip sendiri kini banyak sekali. Sudah mengetahui jenis-jenis arsip yang wajib untuk disimpan dan bahkan dirahasikan, ternyata penting juga jika arsip tersebut untuk dikelola dengan benar dan tepat. Dengan pengelolaan yang benar dan tepat bisa memaksimalkan untuk penggunaan arsip tentu hal tersebut harus diiringi dengan pemeliharaan arsip itu sendiri. Dengan pemeliharaan yang benar dimaksudkan supaya arsip tersebut bisa terjaga dengan baik, teratur dan juga aman untuk digunakan kembali. Inilah jenis-jenis arsip menurut sifat dan nilai gunanya. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya 1. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contoh: surat undangan dan surat pemberitahuan. 2. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contoh: surat lamaran kerja dan surat tagihan. 3. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh: surat perjanjian dan surat kontrak. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Nilai Gunanya Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, antara lain yaitu: 1. Arsip bernilai informasi, contohnya: pengumuman, undangan dan pemberitahuan. 2. Arsip bernilai hukum, contohna: akta pendirian perusahaan, akta perkawinan, akta kelahiran, surat kuasa, surat perjanjian dan keputusan pengadilan. 3. Arsip bernilai administrasi, contohnya: surat keputusan, prosedur kerja, ketentuan-ketentuan organisasi, dan uraian tugas pegawai. 4. Arsip bernilai ilmiah, contohnya: hasil penelitian. 5. Arsip bernilai keuangan, contohnya: kuitansi, bon penjualam, dan laporan keuangan. 6. Arsip bernilai sejarah, conohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa. 7. Arsip bernilai pendidikan, contohnya: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.

  »
11 Mei 2020
SUNTUK WFH, BISA PAKAI CARA ARSIPARIS IPB DALAM MERAPIKAN ARSIP KELUARGA UNTUK MENGISI MASA WFH
Hingga saat wabah COVID-19 masih menghantui dunia, termasuk juga Indonesia, hal tersebut menyebabkan banyak karyawan melakukan Work From Home (WFH)/ bekerja dari rumah. Namun kebanyakan karyawan sudah mulai bosan untuk berada dirumah terus menerus. Ada beberapa cara mengatasi kebosanan tersebut salah satunya adalah merapikan arsip keluarga agar tetap rapi dan mudah saat dibutuhkan. Seperti yang dianjurkan oleh Arsiparis Ahli Muda, Kepala Tata Usaha (KTU) Departemen Teknologi Hasil Perairan, Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan (FPIK) IPB University, Dra Sri Nooryani, MM. Dalam ungkapannya untuk mengatasi kebosanan, kita bisa menengok arsip keluarga yang selama ini mungkin terbengkalai. “Arsip keluarga termasuk arsip vital buat keluarga. Arsip yang sangat penting, yang tidak tergantikan apabila hilang atau rusak. Kalaupun ada penggantinya, bukanlah arsip yang asli lagi, “ ungkapnya. Terlebih lagi Sri Nooryani, menjelaskan arsip vital apa saja yang berda dirumah? Yang termasuk arsip vital buat keluarga antara lain Akte Kelahiran, Raport SD, SMP, SMA, Ijazah SD, SMP, SMA, S1, S2, S3, Transkrip nilai, Piagam Penghargaan, Surat Nikah, Sertifikat Tanah, Polis Asuransi, STNK, BPKB dan KTP. Seperti diketahui supaya arsip tersebut awet dan tidak mudah rusak atau bahkan hilang, maka arsip tersebut harus dirawat dengan baik, sebab arsip tersebut salah satu harta penting kita. Arsip sebaiknya dimasukkan ke dalam map dan disimpan di dalam boks file dan disimpan di lemari. Kemudian diberi kamper agar tidak diserang rayap. Sedangkan KTP harus disimpan dengan baik di dalam dompet, karena menunjukkan identitas diri. Ia menambahkan, agar arsip lebih awet, maka sebaiknya tidak disimpan di dalam map plastik, agar arsip tidak lengket sehingga tulisan dalam arsip tersebut bisa hilang. Tetapi sebaiknya arsip dibungkus menggunakan kertas kising, karena kertas kising rendah asam.

  »
16 April 2020
DAMPAK CORONA, BANYAK MALWARE GENCARKAN SERANGAN
Banyak antivirus yang tersedia saat ini, salahs satu contohnya adalahs Kaspersky. Belum lama ini antivirus Kaspersky mengumukan hasil laporan terkininya, selama pandemic corona yang terjadi sekarang. Dalam hasil laporan tersebut Kaspersky mengungkapkan telah banyak terjadi tindak kejahatan di bebrapa belahan dunia. Hasil laporan tersebut telah diserahkan kepada Director Global Research & Analusis Team APAC Kaspersky, Vitaly Kamluk. Vitaly Kamluk mengungkapkan, pada saat pandemic corona seperti saat ini banyak pelaku kejahatan siber yang sedang menggencarkan serangan mereka. Berdasarkan temuannya tersebut, banyak hacker mengelabui para korbannya melalui email yang berisikan informasi mengenai Covid-19. Bahkan tim penelitian yang dipimpinnya tersebut juga menemukan bahwa banyak pembajakan DNS yang menjadi salah satu serangan demi serangan digencarkan selama pandemic ini. Kamluk juga menjelaskan bahwa sebagian besar pembajakan DNS menargetkan router yang digunakan dirumah. Dengan pembajakan yang mereka lakukan, para peretas memanfaatkan layanan data dari infrastruktur guna menyebarkan malware yang berkedok informasi terbaru mengenai virus corona. Selain itu, para penjahat siber juga menemukan Kaspersky yang kerap memanfaatkan emaik penipuan berkedok perintah dari pemerintah dalam target yang paling mudah untuk mereka lakukan. Namun, Kamluk menjelaskan kalau pada dasarnya, lampiran tersebut berupa arsip yang berisi dokumen, dan bukan arsip biasa. Lampiran arsip ini juga disebutkan Kamluk dimanfaatkan pelaku kejahatan siber agar email penipuan tersebut lolos dari system penyaring yang tersebut di dalam layanan email. Modus lain yang ditemukan Kaspersky adalah email penipuan yang menjanjikan vaksin untuk Covid-19. Umumnya, email ini mencatut nama organisasi kesehatan ternama, termasuk World Health Organization (WHO). Kaspersky juga melaporkan telah mendeteksi sebanyak 93 malware terkait virus korona di Bangladesh, 53 di Filipina, 40 di Tiongkok, 23 di Vietnam, 22 di India dan 20 di Malaysia. Sedangkan malware berjumlah digit tunggal terdeteksi di Singapura, Jepang, Indonesia, Hong Kong, Myanmar, dan Thailand.

  »
13 April 2020
ARSIP GUDANG DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN DI PASSEL HABIS TERBAKAR
Seperti diketahui pada Rabu, 08 April 2020 kemarin kebakaran terjadi di gudang Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pesisir Selatan (Pessel), Sumatera Barat. Dalam kejadian tersebut setidaknya ada 9.800 eksemplar buku dan puluhan ribu arsip yang telah tersimpan di sana yang turut terbakar. Kejadian tersebut dibenarkan oleh Kepala Dinas Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Pessel, Dailipal. Dalam ungkapannya Dailipal menyebutkan, pemadaman dan pendinginan untuk memastikan tidak ada titik api lagi dan benar-benar aman pada pukul 09.30 WIB. Menurut Dailipal, menyebutkan apinya cepat dipadamkan, namun asap masih terus keluar dari tumpukan buku. Oleh sebab itu, kami melakukan pendinginan dengan terus menyiram tumpukan buku supaya memastikan untuk tidak asap lagi. Selanjutnya, Dailipal mengatakan pihaknya bersama dengan pegawai Dinas Kearsipan dan Perpustakaan memilih buku yang masih layak meskipun sebagian besar di antaranya dalam kondisi rusak karena terbakar dan basah karena tersiram air. "Pada saat kejadian, jarak pos kami dan lokasi kebakaran adalah 300 meter. Untuk penyebab kebakaran diduga berasal dari adanya hubungan arus pendek atau korsleting listrik," katanya. Dailipal menyebutkan, akibat kebakaran tersebut ada 9 ribu eksemplar buku mengalami rusak terbakar dan rusak karena proses pemadaman. "Kerugian lainnya yaitu ada juga 43 rak arsip yang berisikan 25 box besar yang di dalamnya ada 1.075 box kecil, AC dua unit, eksospen atau penghirup udara 22 unit, bagian dinding jebol ketika pemadaman dengan ukuran 1,5 m x 2 m," katanya. Dailipal mengatakan gedung itu terbakar diduga akibat korsleting listrik. Pihaknya memperkirakan jumlah kerugian sebanyak Rp50 juta, yang terdiri atas bangunan dan buku. Jumlah kerugian itu belum termasuk arsip yang terbakar.

  »
8 April 2020
HATI-HATI JIKA MEMBUANG ARSIP SEMBARANGAN, INI AKIBATNYA
Wajah emosional dan menunjukkan kekecewaan sangat terlihat ketika pemateri Bimbingan Teknis Manajemen Kearsipan Perguruan Tinggi yang diselenggarakan di Aula Semeru STIE Widya Gama Lumajang pada Rabu, 11 Maret 2020 kemarin. Pasalnya sang pemateri mengungkapkan kalau dirinya sungguh tidak terima ketika menemukan arsip atau lembaran dokumen di tempat timbangan barang bekas. Dikarenakan arsip tersebut adalah salah satu informasi yang sangat penting bagi pemilik dan timbangan barang bekaspun bukan menjadi tempat arsip vital tersebut. Selain itu Kepala Subbagian Kearsipan dan Dokumentasi Multimedia ITS juga mengungkapkan “Suatu ketika saya menemukan arsip seorang guru besar dalam beberapa lembar kertas yang menjadi bungkus bumbu dapur,” ungkapnya. Sebab dalam timbangan tersebut jelas tertulis nama lengkap, nomor kontak dan bahkan besaran gaji yang diperoleh setiap bulannya yang disertai tanggal lembaran tersebut dicetak. Yang seharusnya hal tersebut tidak terjadi di instansi atau perusahaan manapun, sebab informasi tersebut sangatlah penting dan juga telah menjadi asset dalam suatu perusahaan. Ia mengungkapkan, semestinya itu tidak boleh terjadi. Dengan lembaran itu tersebar, maka akan sangat rentan dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Selain itu, dari durasi waktunya, arsip lembaran yang berserakan itu belum waktunya dimusnahkan. Bagi orang lain, arsip berupa kertas-kertas itu hanya dianggap bekas. Agus mengingatkan, kertas-kertas itu tetap harus disimpan hingga saatnya boleh dimusnahkan sesuai dengan ketentuan. Di depan para peserta, ia mengharapkan semua lembaga baik pemerintah maupun swasta tidak menggampangkan urusan arsip. Arsip pada dasarnya adalah bukti autentik yang wajib dipertanggungjawabkan meskipun itu hanya selembar kertas dan berisi undangan acara dan sejenisnya.